La domanda di fondo che occorre porsi è: “Quali sono i principali costi di un hotel?” Massimizzare i ricavi e ottimizzare i costi è il desiderio di tanti imprenditori, specialmente in un periodo particolare come quello attuale in cui le risorse devono essere centellinate e il ritorno sull’investimento deve essere massimo, a sostegno soprattutto di una domanda ed un contesto talvolta imprevedibile. Innanzitutto, partiamo dal presupposto che ogni impresa alberghiera è a sé: ogni hotel, agriturismo, b&b, resort o residence, parametra la propria gestione aziendale su una serie di centri di costo strettamente legati alle caratteristiche della struttura stessa e all’offerta che propone alla propria clientela.

I costi di un hotel

In generale, però, possiamo dire che i costi principali all’interno di un hotel sono quelli legati al personale, seguiti da tutti gli acquisti di materiali di consumo per le camere, per la pulizia degli ambienti – compresi quelli comuni – e i costi relativi all’acquisto di beni specifici all’erogazione di tutti i servizi accessori, tra cui ristorazione, spa, eventi e meeting, la spiaggia, la piscina e quant’altro. Oltre ai costi di vendita propri dei reparti operativi, non bisogna mai dimenticare quelli sostenuti per l’affitto o il mutuo, per la manutenzione ordinaria e quella straordinaria, così come spese generali legate all’amministrazione, al reparto commerciale e di marketing, le assicurazioni, le licenze e i canoni, come quello della pay tv. Infine, devi considerare anche il pagamento di tasse tra cui ad esempio la TARI e gli oneri straordinari e tributari. Tenere monitorata nel tempo ciascuna voce di costo è indispensabile se vuoi tenere sotto controllo la tua gestione e vuoi garantirti una performance economica positiva. L’obiettivo di ogni imprenditore è quello di raggiungere quantomeno un equilibrio per cui i ricavi riescano a coprire il totale dei costi. Per fare in modo di non trovarsi a fine stagione – se hai un albergo stagionale – o a fine dell’anno – se sei aperto tutto l’anno con l’acqua alla gola, è fondamentale quindi, procedere con un puntuale e frequente monitoraggio e di controllo di tutte le voci di costo e ricavo, affinché potrai accorgerti per tempo se necessiti di azioni di intervento e metterle in campo per correggere l’andamento della gestione.

Monitorare i costi di un hotel

Come fare? Puoi iniziare dalla riclassificazione dei conti, un procedimento che ti permette di riorganizzare le tue voci di ricavo e di costo provenienti dal conto economico della tua attività, in macro-categorie legate alle aree operative di provenienza. Dal punto di vista patrimoniale – si registra spesso una prevalenza delle componenti immobilizzate, relative alla presenza dell’immobile alberghiero, mentre le altre voci dell’attivo e il capitale circolante appaiono essere meno rilevanti rispetto alle prime Dal punto di vista economico – le voci di ricavo sono spesso raggruppate in macro-categorie e non identificano direttamente i servizi da cui i ricavi provengono – le voci di costo più rilevanti sono costituite dal Costo del lavoro e in alcuni casi dai Costi di acquisto per servizi e materie prime, come per esempio per la ristorazione. Anche i costi associati alla manutenzione e ai rinnovi possono risultare importanti

Il sistema USALI

Il sistema di standard contabile alberghiero USALI persegue tre principali finalità:

1. Fornire un sistema di classificazione dei conti applicabile a ogni tipo d’impresa alberghiera, indipendentemente dalle dimensioni e dalla tipologia
2. Creare un metodo condiviso di misurazione dei risultati e delle performance di tale categoria d’imprese
3. Consentire, attraverso la standardizzazione dei conti e dei risultati, attività di analisi comparative tra imprese e gruppi d’impresa

Questo ti permetterà, ad esempio, di inserire sotto la voce “ricavi servizi extra” tutte le voci di ricavo relative alla vendita dei servizi che offri al di fuori della vendita della camera, come ad esempio il parcheggio, il servizio navetta, le escursioni in mountain bike, la spa, la spiaggia. Questo primo passaggio è molto importante e soprattutto è molto importante essere chiari e precisi nella riclassificazione dei conti, in quanto ti permette di creare quella base di numeri rilevanti che ti aiuterà a velocizzare i controlli e ti permetterà di vedere in maniera semplice e intuitiva quale voce pesa di più rispetto alle altre sul risultato finale. In buona sostanza, al termine della riclassificazione, operazione che deve essere svolta in tandem con il commercialista ed il consulente, avrai le basi per effettuare un controllo di gestione per il tuo Hotel tenendo in considerazione tutte quelle voci e incidenze che reputi rilevanti per un buon risultato della tua azienda, utilizzando giusti strumenti.

Il controllo di gestione per un hotel

Se non sai cos’è il controllo di gestione te lo provo a spiegare in maniera semplice. Il controllo di gestione costituisce nient’altro che un metodo molto efficace, fatto di tecniche e procedure contabili e operative, che permette a te albergatore di individuare e leggere i numeri importanti per il tuo business, nonché di trarre un reale e concreto vantaggio dalla loro comprensione e dall’analisi approfondita degli stessi. Mediante l’applicazione del controllo di gestione, infatti, è possibile rilevare, attraverso la misurazione di appositi indicatori, lo scostamento tra obiettivi pianificati e risultati conseguiti, ovvero tra quello che è il budget che hai congelato in fase di pianificazione strategica e operativa e l’accertato, cioè quello che hai realmente incassato e speso per la gestione della tua struttura. Poter avere una tale misurazione ci permette di valutare per tempo la situazione e prendere le opportune azioni correttive. Per applicare, quindi, il controllo di gestione nel tuo hotel dovrai innanzitutto definire un budget, con un’idea del totale dei ricavi che andrai a generare e un totale dei costi che dovrai sostenere. Poi dovrai identificare i valori chiave da tenere monitorati nel tempo così da misurare la distanza dal traguardo che ti sei prefissato di raggiungere con i tuoi obiettivi di business.

Il cruscotto gestionale ti mostra l’andamento della tua attività

Uno degli strumenti più intuitivi per impostare un tale sistema di controllo di gestione è il cruscotto gestionale. Oltre che essere uno strumento estremamente personalizzabile che può essere creato ad hoc per la tua azienda, ricopre un ruolo fondamentale per presentarti in un’unica schermata di computer tutti quei dati che sono importanti per te. Ad esempio, potrai capire:

1. Se i ricavi superano i costi della gestione
2. Se l’incidenza del costo personale sia nei parametri
3. Se l’incidenza del costo materia prima realmente sostenuto corrisponde a quella definita in fase di costruzione menù
4. A quanto ammonta la dispersione dei materiali di consumo, come ad esempio i prodotti per pulizie
5. Se c’è un buon utilizzo della biancheria a noleggio

Per la prima volta, non dovrai poter fare affidamento solo al controllo delle vendite per valutare l’andamento della gestione del tuo hotel. Finalmente potrai avere un’immagine a 360 gradi su tutte quelle operazioni che ti permettono di generare valore. Se con il software gestionale, se ce l’hai, hai modo di analizzare le vendite e il loro andamento nel tempo, con il cruscotto gestionale potrai finalmente avere una fotografia completa dell’andamento della tua gestione e fare, in caso risulti necessario, cambiamenti o intraprendere azioni correttive.

Facciamo un esempio concreto: Un hotel stagionale sul mare

Ad un cliente che per motivi di privacy non posso citare, una struttura ricettiva di tot camere sul mare, abbiamo applicato il controllo di gestione grazie ad un cruscotto gestionale creato ad hoc. Siamo partiti dall’analisi di quella che è la struttura e i servizi che offre alla propria clientela, definendo innanzitutto un listino di tariffe suddivise per area operativa di competenza. Dalla costruzione di queste tariffe tenendo a mente la suddivisione per area di competenza abbiamo creato insieme al cliente un budget previsionale di ricavo, cercando di capire quanto incidesse ciascun reparto sul totale dei ricavi generati per ogni mese di apertura, con dettaglio giornaliero per privilegiare la vendita di pacchetti e formule durante i giorni di maggiore affluenza, come weekend e festivi. Poi siamo passati alla riclassificazione dei conti anche da lato dei costi, andando a definire delle macro-categorie che facilitassero l’inserimento prima e il tracciamento poi di tutte le voci di costo più importanti per la struttura. Una volta creato il budget totale che tenesse conto dei totali di queste macro-categorie, sia lato costo sia lato ricavi, abbiamo generato una dashboard per misurare mese per mese il risultato economico della struttura e rapportarlo con quello definito in sede di budgeting, cioè di costruzione del previsionale. Una sorta di plancia della cabina di pilotaggio con grafici e indicatori che misurano la distanza tra il desiderata e il risultato effettivo. Uno strumento che, nel nostro caso, ha permesso al cliente di capire immediatamente quali azioni correttive dovesse mettere in atto per rimediare e migliorare alcuni aspetti gestionali dall’andamento della stagione passata. Tra gli altri dati, ad esempio, abbiamo messo in evidenza l’impatto economico del personale e dei prodotti di pulizia rispetto ai ricavi generati dalla vendita delle camere. Questo ha aperto la strada a nuove strategie di pricing e l’applicazione di nuove tecniche commerciali per la stagione 2021. Poi abbiamo misurato il tasso di occupazione e l’incidenza sul fatturato di ogni reparto per capire se la vendita di servizi accessori, dalla ristorazione alla spiaggia, fosse gestita in maniera ottimale: anche questo ha permesso la definizione di prezzi strategici per tutto ciò che la struttura può vendere al di fuori del reparto room division. O ancora, abbiamo tenuto monitorato il margine operativo lordo come indicatore della redditività per misurare la reale capacità della struttura nel suo insieme e di ogni reparto di generare un profitto e quindi un guadagno reale. Diciamo pure, per concludere, che, grazie alla costruzione del cruscotto gestionale, il cliente è riuscito innanzitutto a costruire un budget previsionale che si prefiggesse come obiettivo quello di raggiungere una crescita in percentuale delle vendite rispetto alla stagione precedente e un’ottimizzazione dei costi. Da un lato proponendo una tariffa competitiva e al contempo strategia, dall’altro mediante la razionalizzazione dei costi del personale, del parco fornitori e delle condizioni di fornitura concordate con gli stessi e dei consumi di energia. In generale e in ogni caso, monitorare e misurare nel tempo la distanza dai propri obiettivi di business è fondamentale per ogni albergatore che non vuole più navigare a vista ma che desidera avere il pieno controllo sulla propria gestione. Se vuoi avere maggiori informazioni rispetto al controllo di gestione per il tuo hotel e iniziare a prendere il controllo della tua struttura per garantirti un reddito d’esercizio sufficiente per continuare a investire sulla crescita della tua attività, contattaci! https://open.spotify.com/episode/7xijFlnUx9g12Ix40tXGCp?si=92297dce78b14f4f