La gestione di un ristorante ruota attorno a due obiettivi: migliorare la redditività e rendere più efficienti le operazioni quotidiane. In questa guida vediamo come si calcolano e si riducono i costi, come aumentare i ricavi, come impostare il controllo di gestione e come standardizzare i processi di cucina, sala e magazzino.

Per migliorare la gestione del tuo ristorante puoi agire su tre leve:

  • Aumentare le entrate: più coperti, scontrino medio più alto, vendere meglio;
  • Ottimizzare le uscite: ridurre i costi di materie prime, fornitori, sprechi e autoconsumo;
  • Migliorare l’organizzazione del lavoro: procedure più efficienti in cucina e in sala.

Quali sono e come calcolare i costi di gestione di un ristorante

Quanto dovrebbero incidere i costi? Una gestione ottimale prevede in genere materie prime intorno al 28-30%, manodopera sul 35-40%, costi generali sul 12-15%, per un utile del 15-20%. I valori variano in base al format.

Il monitoraggio costante dei costi permette di allocare bene le risorse e di determinare il prezzo di vendita ottimale. Conoscere la distinzione tra costi fissi e variabili, da imputare a ogni piatto del menù, aiuta a identificare il punto di pareggio (break-even point), oltre il quale il ristorante inizia a generare profitto.

Come si classificano i costi

  • Per ambito: di produzione (ricette, materie prime, sprechi), delle risorse umane (salari, orari), della struttura (affitti, ammortamenti, utenze);
  • Per variabilità: fissi (es. affitto) o variabili (es. utenze, materie prime);
  • Effettivi (realmente sostenuti) o standard (stimati su storico e obiettivi);
  • Per imputazione: diretti (materie prime, manodopera) o indiretti (ammortamenti, attrezzature);
  • Per oggetto: speciali (attribuibili a un oggetto) o comuni (su più oggetti o sulla struttura).

Come ottimizzare e ridurre i costi

Costi delle materie prime e food cost

Il costo delle merci incide molto sul fatturato: il calcolo del food cost è un indice fondamentale. Cosa puoi fare:

  • spingere la vendita delle portate più profittevoli;
  • rivedere le porzioni;
  • rinegoziare i contratti di fornitura;
  • uniformare il menù per ottimizzare le forniture;
  • valutare il mono-prodotto e ridurre gli sprechi.

Il food cost è la percentuale che lega il costo delle materie prime di un piatto al suo prezzo di vendita: creare standard di preparazione (tempi, passaggi, grammature) ti dà processi definiti e una gestione dei costi ottimale.

Costo del personale

  • rivedere le tipologie contrattuali e sfruttare eventuali agevolazioni;
  • ottimizzare l’organizzazione e ridurre i tempi morti;
  • modulare il personale nei cali di lavoro;
  • premiare in base al raggiungimento di obiettivi.

Magazzino e struttura

Un magazzino organizzato riduce scarti e sprechi: acquista prodotti utilizzabili in più ricette. Sui costi di struttura, cerca condizioni più vantaggiose ed elimina le attrezzature inutilizzate.

Come aumentare i ricavi nella gestione del ristorante

Cinque best practice per aumentare la redditività:

  • (Ri)definisci il posizionamento del locale: sapere ciò che sei e ciò che vuoi diventare;
  • Visual merchandising: esposizione e segnaletica che guidano il cliente verso i prodotti a maggior margine;
  • Amplia o differenzia l’offerta per intercettare un target preciso;
  • Lavora sulle fasce orarie: indirizza proposte e investimenti in base alla redditività delle fasce; per misurarla usa il RevPASH (ricavo medio × percentuale di occupazione);
  • Vendita suggerita: forma lo staff a proporre i prodotti a maggior margine.

Liquidità: la linfa vitale del business

La mancanza di liquidità è all’origine di 9 fallimenti su 10. Per misurarla si usano tre indicatori (attivo circolante vs debiti a breve; aggiunta di titoli e crediti liquidabili; inclusione delle scorte): i primi due dovrebbero essere ≥ 1, il terzo è ideale verso 2. Per migliorarla: pianifica entrate e uscite, controlla i flussi di cassa (incassa subito, valuta noleggio e pagamenti rateizzati), riduci il magazzino e resta aggiornato su bonus e finanziamenti.

Controllo di gestione del ristorante: cos’è e come implementarlo

Il controllo di gestione è l’insieme di tecniche che, con strumenti contabili, misurano l’efficienza reale della gestione rispetto agli obiettivi. Si articola in 4 fasi:

  • programmazione delle attività;
  • pianificazione del budget;
  • misurazione dei risultati;
  • valutazione delle performance rispetto a benchmark.

Trasformare i costi fissi in variabili

Una struttura dei costi flessibile risente meno dei cali di utili. Per riuscirci: suddividi le macro-aree del conto economico in sottoclassi, analizza natura ed entità dei costi, prevedi dove possono crescere, riduci magazzino e sprechi verso un food & beverage cost standardizzato, ed esternalizza le attività non strategiche.

Le KPI da monitorare

  • In cucina: costo delle merci vendute, tempo di preparazione per piatto, percentuale di scarto, redditività di ogni referenza, valore delle scorte;
  • In sala: food & beverage cost pro capite, turnover per tavolo, RevPASH, clienti serviti, scontrino medio.

Il controllo di gestione è fortemente consigliato e diventa necessario oltre i 500.000€ di fatturato annuo: in condizioni normali porta miglioramenti di performance dal 3% al 6%, e diventa decisivo nei momenti di crisi.

Standardizzare i processi del ristorante

Standardizzare non significa abbassare la qualità: i format migliori mantengono costante la resa di servizio e prodotto nel tempo, riducendo sprechi e migliorando l’efficienza. Puoi standardizzare food cost, approvvigionamenti, magazzino, organigramma, visual merchandising e processi operativi.

Per la cucina, parti dalle schede piatto: ingredienti con grammatura, modalità e tempi di preparazione, percentuali di calo in cottura e scarti, foto dell’impiattamento e food cost unitario. Per la sala, lo strumento è il manuale operativo, che definisce la sequenza delle azioni di routine (logiche visual, organigramma, mansionario, regolamento).

Come organizzare il magazzino di un ristorante

Il magazzino è il “caveau” del ristorante. Alcune realtà lo gestiscono via bar-code collegato al gestionale: a ogni scontrino il prodotto viene scalato automaticamente, tenendo aggiornato l’inventario. Domande utili per capire se lo gestisci bene:

  • hai standardizzato il food cost dei piatti?
  • acquisti per tempo senza immagazzinare prodotti deperibili?
  • suddividi i prodotti per durata aggiornando l’inventario mensilmente?
  • hai un addetto ai rapporti con i fornitori?
  • hai definito il ParStock (livello minimo di fornitura)?
  • hai procedure standard per carico/scarico e riordino?

Come scegliere il fornitore migliore

Valuta le necessità del locale (quantità, qualità, tipologia), definisci un budget a medio-lungo termine, verifica referenze ed esperienza dei fornitori, mantieni più fornitori per non restare scoperto e fai leva sul tuo potere d’acquisto.

Organizzare il servizio al tavolo e vendere di più

Il servizio è la ricetta segreta: far sentire il cliente un ospite, anticiparne i bisogni e soddisfarli perché torni e parli bene di te. Cinque accorgimenti: capire chi hai di fronte, rispettare le regole del servizio adattandole al format, dimensionare risorse e tecniche al target, dare l’esempio e formare lo staff, fare un’analisi SWOT onesta del tuo locale.

Quando applicare le tecniche di vendita suggerita

  • Nei primi 90 secondi dalla consegna del menù, quando il cliente è indeciso e si può guidare la scelta;
  • Durante la permanenza, curando i dettagli (es. l’acqua non manchi mai) per alzare la percezione di qualità e lo scontrino;
  • Subito dopo l’ultima portata, proponendo tempestivamente dolce, caffè e digestivi.

Come rilanciare un ristorante in crisi

Serve un’analisi dettagliata, con focus su 7 aree critiche: gestione delle materie prime e approvvigionamenti, gestione del magazzino, analisi di costi e ricavi (a partire dal food cost di ogni piatto), pricing dei prezzi di vendita, gestione delle risorse umane, organigramma aziendale, strategia di comunicazione e marketing.

Cavalcare i nuovi trend

Adottare nuove filosofie aiuta a rilanciare e a creare community: dal food delivery, ormai consolidato oltre il periodo del lockdown, al plastic-free, spinto dalle normative europee, per rendere il ristorante più eco-friendly.

Domande frequenti sulla gestione del ristorante

Quanto devono incidere i costi in un ristorante?

In una gestione ottimale: materie prime 28-30%, manodopera 35-40%, costi generali 12-15%, utile 15-20%. I valori variano in base al format.

Che cos’è il controllo di gestione di un ristorante?

È l’insieme di tecniche contabili che misurano l’efficienza reale rispetto agli obiettivi, in 4 fasi: programmazione, budget, misurazione e valutazione delle performance.

Quando conviene il controllo di gestione?

Sempre consigliato, diventa necessario oltre i 500.000€ di fatturato annuo; in condizioni normali porta miglioramenti del 3-6% ed è decisivo nei momenti di crisi.

Vuoi migliorare la gestione del tuo ristorante?

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