Gestione ristorante: ottimizzazione dei processi e tendenze

Come si aumenta la redditività e si riducono i costi nella gestione di un ristorante? Scopri quali sono e come calcolare i costi nella gestione ristorante.

Quando si parla di gestione di un ristorante, di un bar o una qualsiasi attività di restaurant management, gli obiettivi principali da rincorrere sono migliorare la redditività e rendere più efficienti le operazioni quotidiane nella gestione del ristorante.

Come puoi migliorare la gestione del tuo ristorante?

Sicuramente puoi studiare azioni per aumentare le entrate, ottimizzare le uscite e migliorare l’organizzazione interna. Ma in che modo?

• Aumentare le entrate: essenzialmente, vendere di più o vendere meglio. Quindi puoi: aumentare il numero dei coperti, aumentare il costo del pasto oppure aumentare lo scontrino medio.

• Ottimizzare le uscite, applicando strategie per ridurre i costi delle materie prime, nei rapporti commerciali con i fornitori, nella quantificazione del costo piatto, negli sprechi e nell’autoconsumo. E quindi, massimizzare i ricavi.

• Migliorare l’organizzazione del lavoro: ovvero, alzare la qualità e la resa del servizio e del prodotto nel tempo, stabilendo procedure più efficienti in cucina e in sala.

Gestione ristorante: aumenta la redditività e riduci i costi

Il primo passaggio che devi compiere è analizzare la capacità di generare reddito del tuo ristorante, valutarne quindi la redditività.

Come si fa a calcolare la redditività di un ristorante? E come puoi incrementare i guadagni del tuo ristorante? 

Si parla spesso ad esempio, di ottimizzazione dei costi e di aumento dei prezzi. Questi sono sicuramente due elementi che possono influire sulla determinazione della redditività, ma non sono gli unici, vediamo nel dettaglio gli elementi che possono contribuire a migliorare la gestione dei costi e ricavi del tuo ristorante.

Quali sono e come calcolare i costi di gestione di un ristorante

Quanto dovrebbero incidere i costi? La situazione ottimale sarebbe che le spese per le materie prime si aggirino attorno al 28-30%, quelle della manodopera sul 35-40%, quelle generali sul 12-15% per poi produrre un utile del 15-20%.

Quando ci si confronta con un’attività ristorativa è necessario parlare di costi perché si svolge un ciclo completo di produzione. Questo comporta alti costi di personale, di materie prime e di strumentazione.

L’analisi dei costi è importante, in ogni settore, per massimizzare l’efficienza dell’azienda. Necessita di un costante monitoraggio per capire come sono impiegati i fattori produttivi e conoscerne la redditività. 

Al fine di creare ricchezza, qualsiasi azienda deve gestire un complesso insieme di operazioni:

1. Acquisire i fattori produttivi 
2. Trasformarli in prodotti 
3. Vendere i prodotti

La corretta gestione comporta decisioni continue, e le decisioni richiedono informazioni.

Il costante monitoraggio dei costi permette di tenere sotto controllo lo stato di salute della tua azienda e soprattutto di allocare sapientemente le risorse e determinare il prezzo di vendita ottimale.

Per poter amministrare i costi al meglio, devi conoscerne la distinzione tra costi fissi e costi variabili che vanno poi imputati ad ogni piatto sul menù.

La classificazione dei costi permette di identificare il punto di pareggio (“Break-even point“), quel punto in cui costi e ricavi si equivalgono e tutti i costi fissi vengono coperti e il tuo ristorante inizia a maturare un profitto.

I costi possono essere classificati secondo vari criteri:

• Ambito di riferimento
• Variabilità
• Elementi sulla base dei quali vengono classificati
• Modalità di imputazione all’oggetto
• Oggetto di imputazione

Costi ambito di riferimento

• Di produzione: le ricette, il costo delle materie prime e gli sprechi
• Delle risorse umane: i salari e gli orari di lavoro
• Della struttura: affitti, ammortamenti, investimenti o ristrutturazioni, e utenze.

Variabilità

• Costi fissi: rimangono invariati con il volume di vendita (es. affitto)
• Costi variabili: i si modificano in maniera proporzionale in base al volume di vendita dell’attività (es. utenze, materie prime)

Elementi sulla base dei quali vengono classificati

• Costi effettivi, cioè realmente sostenuti
• Costi standard, calcolati sulla base dello storico e degli obiettivi dell’azienda. Solitamente, sono stimati in base a vari livelli di efficienza: ideali (massimo livello di efficienza), attesi (livello di efficienza realistico), base (su valori rilevati all’introduzione del sistema di costi standard).

Modalità di imputazione all’oggetto

• Costi diretti: ad esempio le materie prime e la manodopera
• Costi indiretti, come ammortamenti e attrezzature

Oggetto di imputazione

• Costi speciali, attribuibili in modo oggettivo a un determinato oggetto
• Costi comuni, sostenuti per più oggetti o per la struttura, quindi imputabili ad un oggetto di riferimento solo tramite valutazione soggettiva

Come ottimizzare e ridurre i costi

Ottimizzare i costi delle materie prime

Il costo delle merci ha un’incidenza elevata sul fatturato, per cui è importante migliorare questa voce per migliorare la redditività del tuo ristorante. In questo senso il calcolo del food cost può rappresentare un importante indice. 

Ecco cosa puoi fare:

• Spingi la vendita delle portate profittevoli
• Riduci le porzioni
• Rinegozia i contratti di fornitura
• Uniforma il menu per ottimizzare le forniture
• Valuta il mono-prodotto
• Riduci gli sprechi

Il food cost e gli standard

Il food cost è un valore fissato in % che stabilisce il rapporto tra il costo delle materie prime usate per la preparazione di un piatto e il suo prezzo di vendita. Ne parliamo in modo approfondito qui.

Creare uno standard significa esaminare le procedure di preparazione del piatto e cercare di stabilire tempi e passaggi in modo da evidenziare il ruolo di ciascun operatore e la corretta esecuzione di tutte le attività. 

Ti permetterà di avere dei processi definiti, e quindi una gestione dei costi ottimale.

Ottimizzare il costo del personale

Il costo della forza lavoro è uno dei costi più importanti per la gestione di un’attività. A maggior ragione per un ristorante, dove il rapporto costante con la clientela richiede un’accurata selezione e formazione dello staff.

Per ridurre l’incidenza dei costi per le risorse umane puoi: 

• Rivedi le tipologie contrattuali e approfittare di eventuali agevolazioni fiscali
• Ottimizza l’organizzazione
• Riduci e ottimizza il personale nei cali di lavoro
• Premia in base al raggiungimento di obiettivi
• Elimina i tempi morti

Organizzare il magazzino di un ristorante

Un altro elemento importante da non sottovalutare è la riorganizzazione del magazzino. Per ridurre scarti e sprechi è quanto mai determinante un’organizzazione efficace del magazzino, con l’acquisto intelligente di prodotti che puoi utilizzare in più ricette e proposte alternative.

Parliamo in modo approfondito dell’organizzazione del magazzino qui.

Ottimizzare i costi della struttura

Puoi ridurre le spese per la struttura ricercando condizioni più vantaggiose e riducendo le attrezzature inutilizzate.

Vantaggi del controllo dei costi per la gestione del ristorante

Se correttamente applicata – e con i dovuti strumenti di controllo e monitoraggio, l’analisi dei costi contribuisce a:

• Far risparmiare denaro all’azienda, tendendo a un’allocazione ottimale delle risorse che al momento non si stanno mostrando redditizie
• Rilevare gli sprechi e quindi capire come tagliarli
• Migliorare il rapporto qualità/prezzo e più in generale il rapporto tra risorse impiegate ed obiettivi raggiunti, per tipologia di prodotto offerto.
• Essere più competitivi sul mercato in termini di costi, offerta e visibilità.

Come aumentare i ricavi nella gestione del ristorante

Ecco 5 best practice per gestire un ristorante e aumentare la redditività.

1. (Ri)Definisci il posizionamento del locale, cioè conoscere ciò che sei e che vuoi diventare.
   
   
2. Sfrutta le tecniche di Visual Merchandising, con una corretta esposizione dei prodotti all’interno del ristorante e l’utilizzo di materiale informativo o piccola segnaletica, per guidare il cliente verso i prodotti con una maggiore marginalità.
   
   
3. Amplia o differenzia l’offerta, per attirare un preciso target con proposte differenti e originali.
   
   
4. Attenzione alla fascia oraria: indirizza gli investimenti e le proposte uniche in base alla redditività delle fasce orarie.
   
   Per calcolare la massimizzazione dei ricavi in base ai posti disponibili puoi utilizzare un indice, il RevPASH.
   Si calcola moltiplicando il ricavo medio con la percentuale di occupazione ed esprime il ricavo unitario che il ristorante è in grado di realizzare per la durata del servizio. 
   
   
5. Sposa la vendita suggerita: forma il tuo staff per indirizzare il cliente verso la consumazione o l’acquisto di un determinato prodotto, con un maggiore margine di ricavo.

Liquidità: controlla la linfa vitale del tuo business

La liquidità è uno dei princìpi basilari per la sopravvivenza aziendale. Ma sei sicuro di sapere perché sia vitale per la tua azienda? Come fare per misurare il tuo livello di liquidità?

Secondo la Segreteria di Stato dell’economia, la mancanza di liquidità e la conseguente insolvenza aziendale sono la causa scatenante di 9 fallimenti su 10. 

Questo succede perché, in mancanza di liquidità, un’attività non dispone delle risorse necessarie per sostenere i costi di gestione, per rispettare le scadenze di pagamento con i fornitori, e per far fronte alle proprie obbligazioni finanziarie nel breve periodo.

Ci sono innanzitutto tre indicatori che puoi utilizzare per misurare il livello di liquidità della tua azienda.

• Il primo confronta l’attivo circolante con i debiti che dovranno essere ripagati nel limite massimo di un anno di esercizio.
• Il secondo aggiunge alle disponibilità liquide tutti quei titoli e quei crediti che potranno nel breve termine essere trasformati in denaro.
• Il terzo considera anche le scorte, e quindi le materie prime, i semilavorati e i prodotti finiti immobilizzati nel magazzino.

I primi due indicatori dovranno avere un valore uguale a/maggiore di 1, per riuscire a garantire solvibilità all’azienda. Il terzo diventa ideale per un valore che si avvicina al 2.

Come migliorare la tua liquidità?

Puoi mettere in atto alcune azioni per migliorare la tua liquidità.

1. Pianifica le entrate che riuscirai ad avere: valuta tutte le modalità con cui potrai sostenere la generazione di flussi di ricavi.
2. Programma le uscite che dovrai sostenere.
3. Controlla i flussi di cassa: incassa subito, evita pagamenti liquidi, valuta il noleggio laddove possibile e prediligi soluzioni di pagamento rateizzato.
4. Riduci il magazzino, strutturando strategicamente la linea di cucina.
5. Rimani aggiornato su tutte le agevolazioni a cui potrai ricorrere per aumentare la liquidità della tua azienda: bonus, crediti d’imposta, prestiti e finanziamenti a fondo perduto.

Il controllo di gestione è l’insieme di tecniche che, avvalendosi di strumenti contabili, sono in grado di rilevare il livello di efficienza effettiva della gestione delle attività aziendali rispetto a predeterminati obiettivi strategici. 

In altre parole, il controllo di gestione è l’insieme delle azioni che ti permettono di avere il controllo costante su quello che sta succedendo al tuo ristorante rispetto agli obiettivi che vuoi raggiungere.

Per realizzare un controllo di gestione per il tuo ristorante, occorre passare per 4 fasi:

1. Programmazione delle attività
2. Pianificazione del budget
3. Misurazione dei risultati
4. Valutazione delle performance rispetto a determinati benchmark

Programmazione delle attività

Bisognerà considerare tutte le attività che fanno parte della cosiddetta catena di valore dell’azienda,  standardizzare le procedure e condividerle con tutto il team. Questo faciliterà l’ottenimento di un controllo totale sulle azioni da mettere in atto, così come sulla riduzione di rischi e di costi.

A proposito di costi…

Il segreto è quello di snellire la struttura dei costi, cercando di trasformare, laddove possibile, i costi fissi in costi variabili. Perché quando la struttura dei costi di un’azienda è flessibile, essa risente meno del calo di utili.

Questo perché i costi variabili sono costi il cui ammontare varia in proporzione alle oscillazioni di produzione. 

Ma come fare per trasformare i costi fissi in costi variabili?

1. Dividere in sottoclassi di costo le macro-aree del conto economico, funzionalmente agli obiettivi aziendali.
2. Approfondire la natura ed entità dei singoli costi.
3. Cercare di prevedere dove ci potrebbero essere incrementi nei costi e dove invece si potrebbe operare per limarne l’incidenza sul fatturato. 
4. Ridurre al minimo i costi del magazzino e quelli derivanti da sprechi per arrivare a un food and beverage cost standardizzato.
5. Esternalizzare a terzi tutte le attività non strategiche, in modo da convertire costi fissi in variabili, con outsourcing logistico o per il personale.

E dal lato dei ricavi?

Devi considerare tutti i possibili flussi di entrata, e stabilire gli obiettivi da raggiungere in termini di fatturato.

Pianificazione del budget, monitoraggio e valutazione

Dall’analisi delle voci dei costi e dei flussi di entrate, dalle risorse finanziarie di cui disponi e da investire per garantire lo sviluppo operativo delle attività, è possibile pianificare un budget. 

Il budget evidenzia gli obiettivi economici e finanziari da realizzare nel breve termine, rispetto a una strategia e una visione a lungo termine, che possa coprire almeno i prossimi 18 mesi.

Come si monitorano le performance?

Attraverso l’utilizzo di precisi indicatori di performance (KPIs). Per la ristorazione:

• In cucina: il costo delle merci vendute, il tempo di preparazione per piatto, la percentuale di scarto sui cibi lavorati, la redditività di ogni referenza del menù e il valore delle scorte.
• In sala: il food and beverage cost pro capite, il tempo di turnover per tavolo, il RevPash, il numero totale di clienti serviti e lo scontrino medio.

La fase di misurazione e di monitoraggio nel tempo degli indicatori costituisce la base per la valutazione delle performance conseguite dall’azienda nel suo complesso.

Controllo di gestione: conviene?

Impostare un controllo di gestione per la tua attività è fortemente consigliato, fino a diventare necessario per le attività che superano il tetto di 500.000 € di fatturato all’anno. 

Se in situazioni normali l’applicazione delle tecniche del controllo di gestione permette miglioramenti in termini di performance aziendali registrabili dal 3% al 6%, diventa ancora più importante nella gestione dei momenti di crisi aziendale per poter risollevare le sorti del proprio locale.

Molto spesso, quando si parla di standardizzare i processi al ristorante, il pensiero vola ai colossi del franchising o del junk food, in cui l’organizzazione di determinate dinamiche operative è spesso associata ad una bassa qualità del prodotto finale.

In realtà, l’attuale tendenza di mercato ci porta numerosi esempi di format perfettamente standardizzati e con un prodotto finale di altissima qualità, che in questo modo mantengono costante la resa del servizio e del prodotto nel tempo, riducendo gli sprechi e migliorando l’efficienza operativa del locale.

Cosa puoi standardizzare?

Innanzitutto, il food cost, gli approvvigionamenti e il magazzino. Ma anche l’organigramma, il visual merchandising e i processi operativi.

Un esempio di procedure standard in cucina.

Una delle prime attività da cui iniziare la standardizzazione è la preparazione dei piatti. Per avere un controllo efficace è necessario creare schede dettagliate, che contengano:

• Gli ingredienti utilizzati con la grammatura
• Le modalità di preparazione del piatto
• I tempi necessari per ciascuna fase
• Le % di diminuzione di peso in cottura e degli scarti derivati dalla lavorazione del prodotto
• La foto finale di come va impiattata la portata
• Il calcolo del Food Cost unitario cioè il costo reale della preparazione del piatto, che sarà anche la base per un corretto prezzo di vendita finale.

Un ulteriore ambito dove è assolutamente consigliato standardizzare i processi al ristorante è sicuramente la gestione del magazzino. Stiamo parlando del caveau della nostra banca: mazzette di denaro appoggiati sulle scansie, non semplici merci, che molti lasciano alla totale noncuranza, senza un controllo per mesi.

Nel caso della sala, lo strumento ideale per dare ordine ai processi è il manuale operativo, ovvero una guida che definisce la sequenza delle azioni di routine da compiere ogni giorno.

All’interno di questa “guida” possono essere presenti sezioni dedicate alle logiche visual, l’organigramma, il mansionario, il regolamento aziendale, e via dicendo.

Come organizzare il magazzino di un ristorante

Nel management di un ristorante gioca un ruolo fondamentale la gestione del magazzino.

Ci sono addirittura realtà che gestiscono il magazzino in maniera elettronica tramite bar-code. Il prodotto caricato a magazzino entra nel gestionale, dove sono in memoria le schede dei piatti. 

Ad ogni scontrino battuto, in automatico viene scalato dal magazzino la quantità di prodotto utilizzato per piatto, tenendo aggiornato l’inventario e facilitando i controlli sulle giacenze e sugli sprechi.

Ti sei mai chiesto se stai organizzando il magazzino nel modo corretto? Di seguito le domande da porsi.

1. Hai standardizzato il food cost dei tuoi piatti?
2. Acquisti sempre per tempo la merce senza immagazzinare prodotti altamente deperibili?
3. Suddividi i prodotti, in acquisti di breve, media e lunga durata, aggiornando l’inventario mensilmente?
4. Hai designato un addetto preposto a relazionarsi coi fornitori?
5. La tua merce viene stoccata adeguatamente e immagazzinata con criterio?
6. Tieni in considerazione il periodo massimo di giacenza?
7. Hai definito il ParStock dei tuoi prodotti, cioè il livello di fornitura minimo per il corretto funzionamento del ristorante?
8. Hai messo a punto procedure operative standard che indicano tutte le azioni previste per ogni attività/mansione?
9. Le linee guida per l’allestimento degli spazi del tuo locale sono state create?
10. Hai standardizzato le operazioni di carico/scarico e riordino?

Come scegliere il fornitore migliore per il tuo ristorante

Ma come acquistare in modo corretto e scegliere il fornitore migliore per il tuo ristorante?

1. Valuta le necessità del tuo locale, in termini di quantità, qualità e tipologia di materie prime. Se cerchi materie prime di qualità rivolgiti, laddove possibile, a fornitori di prodotti freschi locali e a km 0 come aziende biologiche con un proprio spaccio.
2. Definisci un budget, a medio e a lungo termine, per delineare i margini di spesa nel tempo.
3. Valuta attentamente le referenze, le licenze e l’esperienza dell’impresa fornitrice e la modalità di gestione degli acquisti. 
4. Cerca di mantenere più fornitori, per non rimanere mai sprovvisto di materie prime necessarie.
5. Fai leva sul tuo potere d’acquisto, il valore del tuo ristorante in termini di numero di clienti, numero di referenze e quantità acquistate per singola materia.

Organizzare il servizio al tavolo

Ogni ristorante che si rivolge al mercato punta ad essere unico e irripetibile, ma come si può fare?

La ricetta segreta è il servizio, si tratta di gestire il cliente, farlo sentire un ospite in casa propria, intercettare e capire in anticipo il suo bisogno e di soddisfarlo per fare in modo che torni e parli bene della sua esperienza. 

Servizio in sala: 5 accorgimenti per trasformarlo in punto di forza

Ecco 5 accorgimenti da tenere a mente:

1. Capire immediatamente chi hai di fronte: evita invadenza ed eccesso di simpatia a tutti i costi, ognuno ha un posto nel mondo e un ruolo, cerca di capire qual è il tuo.
2. La forma è anche sostanza: il servizio di ristorazione vincente però ha delle regole molto precise che lo rendono tale, da rispettare e adattarle al tuo format.
3. Dimensiona risorse umane, tecniche di servizio, relazione con il cliente in base al format del tuo locale, del target al quale stai puntando, del prezzo medio per coperto.
4. L’esempio è la più alta forma di insegnamento, come ci ha insegnato il vero Re del Servizio e dell’innovazione, Gualtiero Marchesi. Dai tu l’esempio se sei operativo nel tuo locale oppure crea degli standard e forma le tue risorse perché siano il prolungamento di te stesso.
5. Sii onesto con te stesso: prima di pretendere dal tuo staff o giudicare i clienti, pensa a dove sei in questo momento con la tua azienda. Fai una “SWOT analisi”, analizza le tue debolezze e compensale valorizzando al massimo le tue eccellenze, i tuoi punti di forza ed espandi attraverso la cura del servizio la tua marca, il tuo posizionamento sul mercato (quello che chiamiamo Brand Awarness).

Come vendere di più al ristorante: tecniche di vendita al ristorante

Per poter applicare le tecniche di vendita al ristorante, il personale di sala deve innanzitutto farsi un’idea della clientela, analizzandola e profilandola per esigenze, gusti e provenienza.

Inoltre, occorre superare le sue aspettative e fargli vivere un’emozione, attraverso un’adeguata preparazione all’accoglienza e al servizio. Innescando così un processo di fiducia che induce il cliente a essere più aperto alle proposte.

Quando applicare le tecniche di vendita e suggestive-selling al ristorante?

I momenti salienti per introdurre le tecniche di vendita al ristorante sono tre:

1. Nei primi 90 secondi dal momento in cui il cliente riceve il menù, quando il cliente è ancora indeciso su cosa ordinare e il cameriere può guidare nel miglior modo la scelta verso determinati piatti.
   
   Questo permette di vendere piatti di facile gestione, per velocizzare il servizio in caso di alta affluenza, o le referenze che si vuole smaltire, per esigenze della cucina o per vendere il menù del giorno.
2. Durante la permanenza del cliente nel vostro ristorante, per esempio rimanere attenti perché  non manchi mai l’acqua, per innalzare la percezione della qualità del servizio ed allo stesso tempo aumentare lo scontrino medio. 
3. Subito dopo che l’ospite ha terminato l’ultima portata, quando è importante non far trascorrere troppo tempo tra lo sbarazzo e la richiesta di dolce, caffè, amari e digestivi.
   
   Questo è un momento fondamentale: infatti, se i dolci vengono proposti tempestivamente, il cliente non ha raggiunto la sazietà in quanto la digestione non è cominciata e sarà più facile alzare il valore dello scontrino.

Come rilanciare un ristorante in crisi

Ti servono idee per rilanciare un ristorante che da un po’ di tempo a questa parte fatica a rimanere a galla? Non sai come attirare clienti in un ristorante?

Per rilanciare un ristorante in crisi che arranca e fatica a guadagnare occorre un’analisi dettagliata del suo modo di fare impresa, ponendo il focus su tutte le attività critiche.

Ci sono almeno 7 aree bollenti su cui concentrarti per rilanciare un ristorante in crisi:

1. Gestione delle materie prime e modalità di approvvigionamento. 
2. Gestione del magazzino e monitoraggio delle movimentazioni.
3. Analisi di costi e ricavi, a partire dal Food Cost del singolo piatto per capire se i tuoi piatti sono redditizi rispetto al prezzo di vendita stabilito.
4. Quotazione dei prezzi di vendita. In questa guida c’è tutto quello che devi sapere sui metodi di pricing al ristorante.
5. Gestione delle risorse umane, per mettere a proprio agio i tuoi dipendenti e fargli capire come vuoi che funzioni il tuo ristorante. È un modo per stimolare il tuo staff a dare il meglio di sé.
6. Organigramma aziendale, per definire i ruoli aziendali e la ripartizione dei compiti: ognuno deve sapere quali sono le attività da svolgere e in quale sequenza, con chi si deve interfacciare, e via dicendo.
7. Strategia di comunicazione e marketing, attraverso tutti i mezzi di comunicazione, dal cartellone pubblicitario al post sui social, dal flyer sul tavolo al menù del locale.

Sposare nuovi trend per rilanciare il tuo ristorante

Sposare nuove filosofie o trend permette di rilanciare il tuo ristorante in crisi e avere idee per attirare nuovi clienti, creando vere e proprie community.

Un trend in via di consolidamento che negli ultimi tempi ha trovato una nuova luce è il food delivery, il servizio di consegna a domicilio utilizzato nel periodo di lockdown e non solo.

Il food delivery è un exploit momentaneo o è davvero un’opportunità di business? Può funzionare per il tuo ristorante? Ne abbiamo parlato qui.

Altra filosofia in voga nel settore dell’ospitalità è il plastic-free. Questo grazie a nuove normative europee e al divieto della produzione di prodotti in plastica.

Ma come rendere un ristorante eco-friendly? Puoi trovare alcuni spunti qui.