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Lo sapevi che dentro la tua azienda si nasconde un caveau pieno di valore? Sì, proprio come quelli delle banche nei film, solo che tu ne hai accesso diretto ogni giorno. Parliamo del magazzino. Il magazzino in pasticceria è il fulcro della gestione operativa della tua produzione e per questo deve necessariamente essere gestito con minuzia di cure e strategia. Soprattutto perché se sbagli qualcosa a livello di acquisti e di conservazione dei tuoi prodotti finirai con il gettare nel cestino centinaia di euro ogni mese. Il mantra per gestire al meglio il magazzino in pasticceria è “per vendere bene bisogna acquistare bene”. E questo è possibile solo se si applica il giusto metodo anche nella gestione delle merci che entrano ed escono dal tuo magazzino. Sì, ma, questo cosa significa nel concreto? E soprattutto come si fa?

Come organizzare il magazzino in pasticceria

La chiave per una corretta gestione del magazzino in pasticceria sta nell’organizzazione e nella semplificazione di tutte le attività e i processi necessari, col fine ultimo di sprecare il meno possibile, idealmente di generare spreco zero. In altre parole, parliamo di standardizzazione dell’intera gestione delle scorte. Dalla definizione del momento in cui hai bisogno di effettuare l’ordine al momento in cui prelevi e consumi la merce dal tuo magazzino in pasticceria, ogni passaggio può e deve essere standardizzato. Così che chi ha a che fare con gli ingredienti sappia esattamente quello che deve fare e la tua attività ne tragga beneficio tanto in termini organizzativi quanto in termini economici. Senza poi dimenticarci del fatto che la buona organizzazione di tutte le procedure connesse al magazzino permettono al tuo laboratorio di garantire alla clientela prodotti sempre freschi e di qualità. Il che, porta a enormi vantaggi anche a livello di reputazione, generando una base solida, un trampolino di lancio sicuro e affidabile per ogni tua vendita.

Un esempio concreto

Facciamo un esempio concreto. Hai fatto al tuo fornitore di fiducia un ordine gigantesco di ingredienti per prepararti alle prossime settimane di lavoro intenso. La merce finalmente arriva e passa dal camion del fornitore al tuo magazzino in pasticceria. C’è qualcuno che controlla la merce? Che si assicuri che ci sia corrispondenza tra quanto ordinato e quanto ricevuto? Se sì, questa persona controlla solo il prodotto sulla base del numero dei pezzi o fa anche una stima della qualità del prodotto? Controlla le etichette? Come posiziona poi gli ingredienti nel magazzino e nei refrigeratori? Ogni fase di carico, scarico e stoccaggio deve essere curata e definita in anticipo per accelerare le operazioni e assicurarsi la migliore gestione delle merci. Una regola che spesso suggeriamo anche nei nostri progetti di standardizzazione è quella del FIFO, acronimo che sta per First In First Out. In altre parole, secondo questa regola, i prodotti devono essere inventariati ed etichettati con date di ordine, di scarico e di rimanenza, e posizionati in modo tale da prelevare e utilizzare nella preparazione delle ricette del laboratorio prima la merce più prossima alla data di scadenza. In questo modo sarà più semplice controllare il consumo effettivo di merce e calcolare quindi lo scostamento tra food cost preventivo e consuntivo, così da individuare situazioni legate a sprechi, furti e negligenze, ma anche sanare per tempo ogni perdita economica derivante da una ricettazione sbagliata e da un consumo non oculato delle materie prime. Sarà anche più semplice calcolare il par stock di ogni prodotto, ovvero la quantità minima di merce che deve essere sempre disponibile nel tuo magazzino in pasticceria per rispettare gli standard di produzione dettati dalla previsione di domanda e di vendita. In via definitiva, cosa dovrai acquistare, in quante quantità e quanto spesso, dipende molto da quella che è la tua proposta. Fai solo pasticceria dolce o anche salata? Fornisci un servizio di torte speciali su ordinazione dei tuoi clienti o magari sei conosciuto per la tua biscotteria? La tua offerta contiene solo lievitati o produci anche cioccolatini e praline? Più vasta è la tua offerta, maggiore dovrà essere l’attenzione prestata alla gestione del tuo magazzino in pasticceria e maggiore sarà in questo caso l’aiuto che ti arriverà dalla standardizzazione di tutti i passaggi e di tutti gli elementi

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