Offrire un servizio ineccepibile è il sogno di ogni professionista. Un albergatore che si rispetti deve preoccuparsi sia della qualità del pernottamento sia di tutti gli altri servizi che la struttura offre, dalla ristorazione all’organizzazione di eventi. È su quest’ultimo aspetto che ci concentreremo oggi. In occasione di un evento in hotel l’albergatore provvede all’organizzazione del servizio di banqueting, termine che si riferisce all’attività di preparazione di cibi e bevande nell’organizzazione di banchetti. Vediamo dunque gli aspetti da considerare per realizzare l’evento nel modo più efficace.

Come organizzare il servizio di banqueting

Oltre alla gestione di eventuali fornitori, per organizzare il servizio di banqueting in hotel ci si deve occupare dei seguenti aspetti:

1. Organizzazione del personale e tipologia di servizio;
2. Scelta ed equilibrio del menù da proporre;
3. Allestimento.

1. Organizzazione del personale e tipologia di servizio Chi parteciperà all’evento? Qual è il vostro target? Bambini, ragazzi, famiglie, anziani, sportivi o businessman? La missione è individuare le aspettative dei partecipanti e di conseguenza offrire ciò che si aspettano. Più l’occasione è formale, più dovrete predisporre un servizio specializzato. Le strutture di grandi dimensioni spesso fanno affidamento su una struttura verticale, dove è la figura del banqueting manager a gestire l’intera organizzazione. Dopo aver scelto il personale per quantità e specializzazione, tenendo conto della portata dell’evento, occorre valutare lo stile di servizio più adatto. Le principali tipologie di servizio tra cui potete scegliere sono servizio a buffet o servizio al tavolo, di cui quest’ultimo può essere alla francese, all’italiana, all’inglese o alla russa, a seconda del ruolo del personale di sala. La formula del buffet, o self-service, prevede invece che cibi e bevande vengano esposte su uno o più tavoli, presso i quali il cliente prende il piatto e sceglie da sé fra le vivande proposte. Ideale per l’esposizione decorativa dei piatti, il buffet è sempre più utilizzato, benché meno formale, grazie alla possibilità di declinarlo in infiniti modi, con proposte ad hoc studiate in base al tema e al genere di evento, come vedremo in seguito. 2. Scelta ed equilibrio del menù da proporre Occuparsi dell’equilibrio del menù significa cercare di proporre un menù che massimizzi il vostro margine di contribuzione globale, sempre tenendo conto della tipologia di evento che state creando e del servizio di banqueting prescelto. Per le cene formali, ad esempio, il menù è composto da otto o quattro portate e in genere è previsto il servizio al tavolo. In occasione di eventi più semplici e meno occasionali, come aperitivi, feste a tema o compleanni, è consigliabile affidarsi al buffet prediligendo il finger food, sempre più diffuso e gradito agli ospiti. Per il vostro servizio di banqueting preparate ricette varie e invitanti in modo da soddisfare i gusti di tutti, spaziando dai salato al dolce, dai primi freddi alle torte. Semplici e veloci da preparare, con gli sfizi salati proposti da Forno d’Asolo andrete sul sicuro: le sfogliatine rustiche in un mix di quattro gusti diversi (ricotta e salame, melanzane alla parmigiana, peperoni e olive, friarielli e provola); le ciambelline di riso, ideali per sbizzarrirvi nella creazione di spiedini assortiti; i golosi stick, bastoncini impanati proposti nella versione provola e speck; i filetti di baccalà dalla tradizione dello street food romano. Se al vostro evento parteciperanno i bambini, Forno d’Asolo suggerisce tentazioni in formato ridotto come i teneri cuoricini nei loro gusti preferiti (crema, nocciola e cacao, lattepanna), i krapfen mignon, le stelline cremacacao e i mini muffin nelle versioni classiche cacao o vaniglia. Un ricco assortimento di mignon dolci che conquisteranno il consenso anche degli adulti! Gli eventi congressuali meritano invece un discorso a parte. In generale, le colazioni di lavoro dovrebbero essere leggere, considerando due fattori:

• Alla colazione segue un’intensa giornata di lavoro;
• Nell’arco del giorno sono spesso previste pause caffè in modo che i partecipanti mantengano alta l’attenzione. È questa l’occasione giusta per proporre pasticcini o biscotti accompagnati da caffè, succhi o ancora meglio spremute fresche.

Nel coffee break ideale non devono mancare infatti alimenti nutrienti che permettono di riprendere rapidamente energia, come i dolci, biscotti e dolcetti con creme e marmellate dai gusti più assortiti. Molto ricca, anche in questo ambito, la proposta di Forno d’Asolo. Se invece preferite servire frutta fresca potreste offrire ai partecipanti una macedonia in bicchiere o coppetta. Quando l’evento prevede anche il pranzo, sono consigliati i menù a base di pesce, legumi, cereali integrali (farro, orzo, avena e segale), verdura, frutta secca o fresca, e cioccolato fondente. Sconsigliati invece dolci, formaggi, affettati, farinacei, pietanze fritte, alcolici e bibite zuccherate o gassate. Il nostro suggerimento? Studiate un menù ad hoc per i meeting e dimostrate a chi prenota i vostri spazi la vostra competenza nell’organizzare del servizio banqueting in hotel, specificando che si tratta di un menù speciale realizzato apposta per mantenere alta l’attenzione dei partecipanti. Per gli eventi più sofisticati, infine, potrete conquistare i palati dei vostri ospiti con prodotti più ricercati, come i macarons, classico pasticcino “di lusso” che Forno d’Asolo propone in sei gusti diversi, ideali per allietare la pausa caffè, arricchire un buffet, accompagnare un romantico momento a due o un matrimonio o impreziosire il tè pomeridiano. 3. Allestimento Se pensate di allestire un buffet, tenete a mente questi aspetti fondamentali:

• adeguate le quantità in funzione del numero di partecipanti: evitare eccessi è considerata oggi una best practice imprescindibile, anche in virtù del contenimento dei costi.
• inserite l’area rinfresco in un ambiente consono ad accogliere al meglio i vostri ospiti: è importante scegliere la location giusta, da cui dipenderanno l’illuminazione (specie per eventi serali) e le attrezzature per l’allestimento (di cui parleremo prossimamente).
• effettuate una verifica su eventuali barriere architettoniche che possano impedire l’accesso alle persone diversamente abili, come abbiamo spiegato in un precedente articolo sul turismo accessibile.

Una volta contestualizzato, il buffet deve essere strutturato in modo idoneo a garantire un servizio libero e scorrevole. Per evitare code eccessive al rinfresco è consigliabile suddividere le pietanze più appetibili in diverse postazioni, in modo tale che tutti possano attingerne senza creare file. Il tavolo dedicato alle bevande deve essere ben visibile, accogliente ed impeccabile. Specialmente nella stagione estiva, non possono mancare vini alla temperatura adeguata alla tipologia, bevande analcoliche, acqua e ghiaccio. Potete anche prevedere che il personale passi tra i partecipanti raccogliendo i bicchieri vuoti e offrendone in cambio uno pieno. Non dimenticate che oggi l’effetto sorpresa è sempre vincente nell’organizzare del servizio di banqueting: sbizzarritevi con decorazioni, candele, flambeau o composizioni colorate di fiori, frutta e verdura, naturalmente sempre da declinare in base alla tipologia di evento.