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Cosa ti serve per organizzare un congresso in albergo


L’hotel è un sistema di attività che coesistono e collaborano a generare ricavi. Tra queste, c’è quel ramo che noi del settore chiamiamo MICE (Meetings, Incentives, Conventions and Exhibitions), ad indicare la sfera inerente al mondo del business travel. Organizzare un congresso in albergo richiede una serie di azioni strategiche e operative in cui nulla […]
L’hotel è un sistema di attività che coesistono e collaborano a generare ricavi. Tra queste, c’è quel ramo che noi del settore chiamiamo MICE (Meetings, Incentives, Conventions and Exhibitions), ad indicare la sfera inerente al mondo del business travel. Organizzare un congresso in albergo richiede una serie di azioni strategiche e operative in cui nulla va lasciato al caso. Dopo aver parlato del servizio di banqueting, ti forniamo alcune dritte per gestire l’intero evento al meglio.

IL PUNTO ZERO: ALLESTIRE LA SALA

Prima di tutto devi analizzare il tuo target di riferimento e capire qual è il livello di servizio che il congresso richiede, a partire dall’allestimento della sala.
  • Tipologia e layout della sala: per scegliere la sala giusta per il tuo congresso devi considerare innanzitutto la capienza. In base al numero di persone previste potrai farti un’idea della dimensione calcolando più di un metro quadrato per ogni partecipante. Evita quindi di tenere le sedie troppo vicine (le persone che partecipano ai meeting spesso non si sono mai viste prima) ma allo stesso tempo non distanziarle troppo (il congresso è un’occasione di incontro). A seconda del tipo di evento che stai organizzando, valuta anche la quantità di spazio che serve per il passaggio delle persone, soprattutto per favorire l’accessibilità anche a chi ha disabilità motorie (aspetto di cui abbiamo spiegato i vantaggi qui).
Per disporre le sedute considera poi alcuni aspetti: – Se vuoi organizzare un congresso in albergo con lo scopo di fornire informazioni, metti il relatore o i relatori in un tavolo davanti alla platea di partecipanti disposti a file (cosiddetto “allestimento teatro”). – Scegli invece dei tavoli (possibilmente rotondi) se vuoi che le persone lavorino per gruppi. – Una variante per le riunioni in team è la disposizione a U, aggiungendo eventualmente monitor o videoproiettori per favorire il confronto e supportare le discussioni tra i partecipanti.
  • Assicurati che ci siano le attrezzature necessarie: oltre agli immancabili come penne e blocchi note, per organizzare un congresso in albergo avrai bisogno di alcuni strumenti come puntatori laser, microfoni e sistemi di amplificazione audio se la sala congressi che hai scelto è molto ampia. Potrebbe essere utile avere un supporto video per proiettare eventuali slide, oppure gli auricolari per la traduzione simultanea se il tuo congresso è aperto ad una platea internazionale.
  • Attenzione anche alla temperatura e all’illuminazione della sala: con una temperatura troppo alta, infatti, i partecipanti potrebbero accusare sonnolenza. Il ricambio dell’aria è comunque necessario, quindi utilizza un sistema artificiale oppure apri porte e finestre, meglio se nelle pause. La scelta dell’illuminazione dipende invece dalle attività previste: sempre preferibile la luce naturale, ma è comunque buona cosa affidarsi ad un impianto di illuminazione da accendere all’occorrenza, specialmente se l’evento si svolge in inverno. In caso di proiezione di slide e diapositive è bene disporre di tende, tapparelle o pannelli per poter oscurare la luce esterna.

I SERVIZI A CUI NESSUNO PENSA

Ci sono dettagli che costano davvero poco e fanno sentire i partecipanti a proprio agio: a seconda del programma del congresso, organizza per loro servizi atti ad agevolarne la permanenza nella tua struttura. Ad esempio quando le persone arriveranno al meeting che hai organizzato, avranno bisogno di un guardaroba in cui riporre giacche e soprabiti perché non siano d’intralcio durante l’evento. Si aspetteranno poi di trovare personale di servizio che li introduca al congresso: dà loro il benvenuto nel modo giusto, fornendo indicazioni sull’evento e accompagnandoli nella sala preposta al congresso. Se il meeting dura più di qualche ora, massimizzane la resa per il tuo hotel offrendo ai partecipanti una convenzione per il pranzo, la cena o il pernottamento. La tua struttura dispone anche di una area Spa? Allora puoi fare up selling offrendo una convenzione ai servizi wellness nei momenti della giornata in cui non c’è alcuna attività in programma. I partecipanti sapranno di certo apprezzare un momento di relax. Alla fine dell’evento, incarica il tuo staff di raccogliere i feedback dei partecipanti, chiedendo direttamente le impressioni oppure consegnando un form da compilare in maniera anonima. Ti sarà d’aiuto per cogliere i punti deboli del tuo meeting e per organizzare al meglio il prossimo congresso in hotel.

SCEGLI SEMPRE IL GIUSTO MENU’

Il cibo è un aspetto importante anche nell’organizzare un congresso in albergo. In particolare, occorre ingegnarsi su come mantenere alta la partecipazione per l’intera durata del meeting, non è insolito che si verifichi un calo dell’attenzione già a metà mattina. Per questo c’è il coffee break, la pausa rigenerante che permette a chi si sente affaticato di recuperare un po’ di energie. Il break consente anche di confrontarsi con gli altri partecipanti e di condividere alcune impressioni. E’ scientificamente provato che una buona pausa caffè influenzi positivamente l’esito di un congresso, di un meeting o di una riunione d’affari. Ma veniamo al protagonista indiscusso della pausa, il caffè. Ti consigliamo di predisporre un angolo con un operatore che serva caffè (e altre bevande) ai partecipanti, meglio se ben informato sulle caratteristiche dei prodotti che andrà a proporre. In alternativa puoi posizionare una macchina del caffè self service, facile e veloce da utilizzare (in questo caso non dimenticare di far trovare sul tavolo tutto l’occorrente per l’autogestione: tazzine, cucchiaini, zucchero, panna, latte, tovaglioli, e così via). Lavazza suggerisce per queste occasioni due modelli Lavazza Blue: il primo è LB 2300, macchina autonoma (grazie al serbatoio da 4 litri che permette di preparare oltre 100 espressi) e di design firmato Pininfarina. Per gli eventi di portata superiore Lavazza propone invece LB 4200, elegante e facile da utilizzare, con la quale si possono preparare fino a 4 espressi e utilizzare più funzioni contemporaneamente senza mai rinunciare a un risultato di qualità. Ma quali sono le migliori miscele, sia per le attrezzature proposte che per gli eventi di questo tipo? L’Espresso Rotondo, pregiata miscela 100% Arabica il cui particolare grado di tostatura e di estrazione offre al palato un caffè forte e dolce; l’Espresso Intenso, ottenuto dai caffè Arabica di Brasile e Centro America (40%) e Robusta del Sud Est asiatico (60%), miscela molto corposa gradita in particolare tra i consumatori del Sud Italia per il suo retrogusto persistente; infine l’Espresso Decaffeinato, caratterizzato da una cremosa miscela 100% Arabica, dal sapore pieno e retrogusto lievemente cioccolatato. Tre tocchi di classe per un coffee break da ricordare. Attenzione però, il caffè da solo non basta a rifocillare i tuoi ospiti, quindi accompagnalo con alimenti nutrienti dando la priorità a quelli ricchi di zuccheri semplici. Se hai intenzione di organizzare un congresso in albergo nella stagione estiva, il menù dovrebbe includere:
  • Frutta fresca, che fornisce vitamine, antiossidanti e fibre utili a ripristinare le forze senza appesantire l’organismo. Consigliati la mela verde, la pera, l’ananas, l’arancia o ancor di più i frutti rossi, che hanno effetti significativi sulla capacità mnemonica e favoriscono l’afflusso di sangue al cervello, migliorando l’attività neurologica.
  • Mix di frutta secca, come mandorle, pistacchi e noci, poiché contengono alti livelli di acidi grassi essenziali che aiutano il cervello a funzionare in modo ottimale. In particolare, le mandorle sono ricche di vitamina E, che protegge il cervello dai danni legati all’età; i pistacchi, grazie alla vitamina A, il ferro e il fosforo, sono indicati come ricostituenti del sistema nervoso; infine, l’elevata quantità di ferro contenuta dalla noce fornisce ossigeno al cervello e aumenta la prontezza mentale dei partecipanti.
  • Bevande analcoliche fresche (acqua, tè e succhi di frutta, meglio ancora spremute), per favorire l’idratazione durante la giornata.
In inverno invece è meglio applicare un menù a più alto contenuto calorico aggiungendo agli alimenti già citati i seguenti:
  • Sandwich: ottimi i panini imbottiti con verdure e insaccati magri, oppure con petto di pollo, pomodori, cetrioli e insalata.
  • Pasticceria fresca: croissant, muffin, biscotti, torte, spuntini leggeri come le tortine di frutta.
  • Cioccolato fondente: il cacao contiene sostanze stimolanti come la caffeina e la teobromina che migliorano l’attività cerebrale nel breve termine, mentre i flavonoli aiutano a migliorare la funzione cognitiva.
  • Bevande calde: il tè, la cioccolata in tazza, il cappuccino e le altre alternative calde permettono ai partecipanti di concedersi un momento di ristoro.
Per organizzare un congresso che duri tutto il giorno devi pensare anche al pranzo o alla cena (o entrambi). Gli alimenti che non possono mancare nella tua lista della spesa sono:
  • Verdura, soprattutto legumi (ad esempio i ceci) o verdure crocifere (broccoli, cavoli e cavoletti), che costituiscono un valido alleato per la memoria e per il sistema nervoso.
  • Pesce: è risaputo che l’alta concentrazione di Omega 3 faciliti la concentrazione grazie a un’efficiente funzionamento dei neuroni.
  • Cereali integrali: i carboidrati complessi di cui sono ricchi i cereali integrali potenziano la memoria e aiutano a mantenere cervello sano e buon umore. Puoi proporli nelle zuppe in inverno oppure in sandwich ed insalate in estate.
Hai preso nota di tutto? Allora sei pronto per organizzare un congresso in albergo!

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