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La gestione del lavoro secondo la Matrice di Eisenhower


In questi giorni di folto chiacchiericcio sulle elezioni presidenziali statunitensi, non poteva esserci occasione più opportuna per rispolverare la teoria gestionale ideata dal 34° capo di stato nordamericano, il noto Dwight David Eisenhower. A lui si rifà una matrice operativa cui ancora oggi, a distanza di mezzo secolo, ricorrono le aziende quando intendono mettere ordine […]
In questi giorni di folto chiacchiericcio sulle elezioni presidenziali statunitensi, non poteva esserci occasione più opportuna per rispolverare la teoria gestionale ideata dal 34° capo di stato nordamericano, il noto Dwight David Eisenhower. A lui si rifà una matrice operativa cui ancora oggi, a distanza di mezzo secolo, ricorrono le aziende quando intendono mettere ordine fra le innumerevoli quotidiane priorità, reali o presunte.
La gestione del lavoro secondo la Matrice di Eisenhower
Dwight David Eisenhower
Perché il punto sta proprio qui: nella capacità di comprendere se e quanto ciò che stiamo per fare sia veramente necessario e urgente. L’adozione dell’Eisenhower Matrix dà in questo una mano, visto che il suo obiettivo è proprio puntare il faro sulle urgenze vere, riducendo al minimo – meglio ancora se del tutto – gli sprechi di tempo e di energie in mansioni non indispensabili a una efficace ed efficiente gestione del lavoro. Si tratta di un metodo di gestione del lavoro facilmente applicabile e, peraltro, anche piuttosto prezioso in un’epoca come quella attuale, in cui un crescente numero aziende si vede impegnato a contrastare l’eccessiva dedizione al web e ai social media da parte del personale dipendente. Vediamo di cosa si tratta.

La gestione del lavoro? Questione di priorità

Anzitutto è necessario prendere atto e fare propria la premessa del presidente statunitense, secondo cui “Ciò che è importante è raramente urgente, e ciò che è urgente è raramente importante”. Appurato ciò, per la gestione del lavoro si procede creando un foglio di lavoro rettangolare suddiviso in quattro campi dove:
  • nel campo Q1 si inseriscono le priorità assolute, le emergenze vere e proprie, cioè i lavori davvero urgenti e davvero importanti;
  • nel campo Q2, si collocano i lavori reputati importanti ma meno urgenti;
  • nel campo Q3, quelli urgenti ma non importanti;
  • nel campo Q4, quelli non urgenti e non importanti.
    La gestione del lavoro secondo la Matrice di Eisenhower
    La matrice creata da Eisenhower
Dunque, la sezione Q1 è quella in cui devono trovare posto esclusivamente i progetti in scadenza (o appena scaduti) e comunque davvero improrogabili. Generalmente si tratta di impegni che non si possono delegare – ad esempio corrispondenza o telefonate urgentissime e ‘delicate’ – basati su esperienze e rapporti personali consolidati nel tempo. Attenzione però a non sbagliare le stime, e reputare che tutto il lavoro da svolgere nella giornata rientri nella suddetta categoria. In questo caso non si sarebbe, infatti, dei professionisti efficienti ma, molto più semplicemente, delle persone incapaci di delegare o di gestire con oculatezza tempistiche e impegni lavorativi. Nel secondo riquadro (Q2)– quello dei lavori importanti ma meno urgenti – sono invece raccolte le attività che migliorano la qualità del lavoro e dei rapporti interpersonali. Possono esserci ad esempio i corsi di aggiornamento o di formazione, la messa a punto di nuove strategie operative o la revisione dei gruppi di lavoro. Passiamo ora al terzo riquadro della gestione del lavoro – quello degli impegni urgenti ma di minore importanza – dove possono ad esempio trovare posto le riunioni imminenti e tuttavia non indispensabili al normale svolgimento del lavoro, la corrispondenza o le telefonate da sbrigare a breve ma non particolarmente delicate. Contrariamente alle incombenze collocate nel campo Q1, che andrebbero evase in prima persona, queste possono essere delegate a membri dello staff opportunamente scelti. Infine, la Matrice (o paradigma) di Eisenhower consiglia di porre nel quarto campo (Q4) tutte le attività catalogate come ‘evitabili’ quali, ad esempio, la permanenza prolungata sui social (per questo è sempre molto utile assegnare a questa attività un tempo definito – teoricamente una mezz’ora complessiva al giorno – e applicarvisi solo nel caso in cui sia strettamente funzionale al proprio lavoro), oppure la lettura di e-mail il cui contenuto si sa già non essere di reale interesse.

Qual è il segreto per una gestione del lavoro efficiente?

Il segreto sta nel riuscire, con il passare del tempo, a vuotare il più possibile il campo Q1, occupando invece al massimo il campo Q2. Ciò dimostrerebbe che si è stati capaci di smaltire le urgenze e di saltare a piè pari i lavori inutili relegati al campo Q4. Tutto ciò non soltanto al fine di alzare il livello di produttività ma anche per far lievitare la qualità della vita lavorativa, gravata da un crescente ventaglio di disturbi della salute imputabili proprio all’incapacità di gestire impegni e tempi. E’ infatti ormai provato come mal di testa cronici, ansia, attacchi di panico, insonnia, ipertensione disturbi cardiocircolatori e gastrointestinali siano frequentemente dovuti all’eccesso di stress generato da una errata gestione del lavoro. E visto che nei casi più gravi questa disorganizzazione sfocia nel tanto temuto Internet Addiction Disorder, da poco entrato niente meno che nel manuale mondiale delle malattie psichiatriche, vale quanto meno la pena di provarci. Se volete, potete farlo da subito, scaricando la Matrice di Eisenhower a questo indirizzo. In bocca al lupo!


Scritto da Paola Tournour-Viron

Si occupa da oltre vent’anni di giornalismo turistico per il trade, con specializzazione in nuove tendenze e sviluppo dei mercati esteri. E’ curatrice di Studi ed Osservatori di Mercato per il turismo italiano ed estero, nonché redattrice e speaker di corsi multimediali su alcune tra le principali destinazioni turistiche internazionali. E’ stata conduttrice di rubriche radiofoniche sul tema dei viaggi ed è docente a contratto di marketing e comunicazione in corsi per gli istituti superiori a indirizzo turistico e alberghiero. Per Mondadori Education è coautrice dei volumi “Comunicare l’Impresa Turistica” e “Tecniche di Comunicazione”.

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